Todo mês a TI resolve dezenas de chamados, apaga incêndios e evita outros tantos. E, na reunião de diretoria, a pergunta continua a mesma: "afinal, o que a TI fez este mês?". O relatório existe, mas alguém precisa lembrar de gerar, exportar, escrever o e-mail e enviar. Quando o mês aperta, é a primeira tarefa que fica para depois.
O novo recurso do DeskFlow resolve isso: relatórios de TI por e-mail. A diretoria recebe na caixa de entrada um resumo claro do trabalho da equipe, sem login, sem instalar nada e sem aprender um sistema novo.
Como funciona, em três passos
- Você cadastra quem recebe. Nome e e-mail, sem precisar de conta no sistema. Para cada pessoa, você escolhe a abrangência (empresa toda ou filiais), a periodicidade e o conteúdo.
- O DeskFlow prepara. A partir do dia que você definir, os relatórios do mês fechado ficam prontos, e o sino avisa a equipe.
- Você revisa e aprova. Veja como ficou, teste no seu próprio e-mail e, se quiser, escreva uma Mensagem da TI com o contexto do mês. Nada sai sem o seu clique em "Aprovar e enviar".
O que a diretoria recebe
Um e-mail direto, que abre bem no computador e no celular, com um resumo em linguagem simples logo no início:
- Indicadores executivos: chamados recebidos e resolvidos, prazo, tempo de solução, primeira resposta, reabertos, satisfação e horas investidas;
- Prioridades: quantos chamados chegaram em cada uma e a aderência ao prazo, comparada à meta da empresa;
- O que pede atenção: os chamados abertos mais antigos e os que estão parados;
- Evolução e assuntos: a demanda está crescendo? O que mais foi pedido?
Cada empresa escolhe o tema
O relatório sai em um de três temas de cor: Padrão, Neutro ou Quente. A escolha é feita por empresa, na mesma tela da configuração. Muda só a cor: o conteúdo é o mesmo, e o que já foi enviado não muda.
Os relatórios trimestral, semestral e anual acrescentam camadas, como assuntos que se repetem, fornecedores acionados e os destaques do ano. Mesmo quando dois vencem juntos, cada pessoa recebe no máximo um por mês: o maior deles. O conteúdo mostra horas, nunca valores em reais, e as horas são as mesmas do Faturamento.
Quando usar
- Na prestação de contas mensal: a diretoria chega à reunião já sabendo o que aconteceu;
- Quem atende vários clientes: cada empresa recebe o próprio relatório, só com os próprios dados;
- Em empresas com filiais: o gestor de cada unidade pode receber só o que é dele;
- No fim do trimestre e do ano: base pronta para planejar orçamento e equipe.
Se a sua diretoria já acompanha o painel do sistema todos os dias, talvez o e-mail não acrescente muito. O recurso foi pensado para quem não vai abrir mais um sistema, e nasce desligado em cada empresa.
Por que isso facilita a gestão
A equipe deixa de montar relatório e volta a resolver chamado. A diretoria passa a enxergar um trabalho que costuma ser invisível quando tudo funciona. E a conversa muda de impressão para fato: atrasos e chamados parados aparecem no relatório, sem precisar de ninguém para garimpar. Quando não há dado para medir, o indicador simplesmente não aparece, em vez de exibir um 0% enganoso.
O que diferencia o DeskFlow
Muitas ferramentas de helpdesk costumam tratar o relatório como uma tela para quem tem acesso, ou como um arquivo que alguém precisa exportar e encaminhar. Aqui, o relatório é o próprio e-mail:
- Quem só lê não precisa de conta, e pode deixar de receber quando quiser;
- Há revisão humana antes do envio, com o destinatário à vista em cada etapa;
- O mesmo número em todo lugar: as horas do relatório batem com as do Faturamento;
- Resposta do diretor não vira chamado: vira um aviso para quem administra a empresa.
Se você precisa cruzar dados livremente, com análises sob medida, uma ferramenta de BI continua sendo a escolha certa. O relatório por e-mail resolve outra pergunta: como manter a diretoria informada, todo mês, sem esforço extra.
Relatório bom é o que chega sozinho, é lido e não precisa de explicação. O seu trabalho já existe. Agora, ele também aparece.
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